【思考法】理想の職場は自分で作る。意識するだけでできる『提案力』の磨き方！

こんにちは、なるけんです。

今日は、業務内容を改善する際に必要な『提案』について話していこうと思います。

僕は学生の時からエクセルが好きです。
エクセルはご存知ですか？
ワードとかパワーポイントとセットになってパソコンに入っている一番一般的な「表計算ソフト」ですね。

昔はただの「表」とか「グラフ」を作るだけのソフトだと思っていたのですが、『マスの中に計算式を入れると勝手に計算してくれる』って機能を学生の時に習って衝撃を受けました。
僕は計算が早い方ではなかったので「こりゃ便利だ」と事あるごとに集計表にしていましたね。

それが今では仕事にも繋がっていて、売り上げを集計する表のフォーマットを作らせてもらったりもしました。

そして、今日これが本業の職場でも活用できました。
毎日電卓を叩いて計算していたデータがあったので、一発で全部計算できるようなフォーマットを作ってみました。

作っていきなり実装ではなく、試用期間を設けて試しに他のスタッフに使ってもらったり、実際に結果が表示される過程を上司に見てもらったりもした上で実装しました。

まー、ぶっちゃけ2分かかっていたのが30秒くらいでできるってレベルのものなんですけどね。
でも、提案したものを使って過ごしやすい環境になっていくのは嬉しいものです。

満足いく環境を作っていくために必要な『提案』について、今日はまとめていこうと思います。
▼のような方はぜひ参考にしてみてください。

満足できない状況の選択肢。

自分で作った環境で働いていない場合。
おそらく、「これ、不便だよなー」って思うような場面に出くわすことも多いのではないでしょうか。

そんな時の選択肢って僕は２つしかないと思っています。

①を選択するのであれば、基本的に愚痴や不満はもう言えません。
「状況を変える努力をしない」と自分が決めたなら、「これめんどくさい」「なんでこんなことやってんの」みたいに言われても周りは迷惑ですから。

②を選択するのであれば、これまでその環境に根づいてきた「風習」や「規定」と戦わなければなりません。
ずっとその流れで運営できていたわけですし、プロセスを変えるのであれば余程のメリットがなければ実装できないでしょう。

今日は②を選択する人に向けて、少しでも提案が受理されやすくなるように僕が意識していることをまとめてみました。

提案するときは「具体案」とセット。

大前提として、「提案」というものは【具体案】がセットになっていなければなりません。

「ここが不便なので変えませんか？」とだけ言われても「どうやって？」ってなりますしね。
「こうすればこの問題を解消できるので、このようにやり方を変えませんか？」のように必ず具体的な《手段》を合わせて伝えないと提案になりません。

ちなみに「ここが不便なので変えてください」って丸投げするのはダメですよ。
相手も忙しいわけですし、考えることを放棄するのは無責任ですから。

【具体案】を採用してもらうために交渉することがここで言う『提案』だと認識しておきましょう。

具体案を作る４つのコツ。

① 何が問題なのかを明確にする。

「不便だなー」と思っているものの、「何が問題になっているか」が見えていない人は意外と多いもの。
具体案を作る時には、まず最初に『解決しないといけない【問題】を明確にする』ってところから始めましょう。

提案というのは「問題解決」のために行うもの。
手段が変わっても問題が解決していなければただの自己満足ですから。

② 同僚の意見を集める。

自分が不便だと感じる状況であれば、同じ環境で働いている同僚も不便さを感じている可能性が高いです。
彼らの意見を集めることは打開策を考える上で大いに役立ちます。

現場の問題を解決するタネは同じ現場に落ちていることは多いものです。
みんなの声に耳を澄ましてみましょう。

③ 制限してみる。

問題を解決する手段は数え切れないほどあるでしょうが、長く考えるほど情報が堂々巡りして混乱してしまうものです。
そんな時におすすめなのはあえて自分の思考に『制限』をつけること。

働く環境を変えるのであれば「デジタル化して解決する」か「実働のやり方を変えて解決する」かの2択に絞るだけでもだいぶ考えやすくなると思います。
片方がダメであればもう片方も考えてみればいいんです。

あえて縛りを作ると漠然としていた思考がギュッと凝縮されるのでおすすめです。

④ 他と比べる。

僕が何かを学ぶ時、必ず行なっているのは「上手い人を真似る」ということ。
上手な人は効果的に結果を出す思考や技術を持っています。
それを取り入れるのが最短で上達できる道だと僕は考えています。

なので、改善策を考える際も同じ。
うまくできているところから真似させてもらえばいいんです。

インターネットで上手くできている店舗のやり方を検索してもよし。
系列店のやり方をヒアリングしてもよし。
競合他社のやり方をリサーチしてもよしです。

最善解を持っているところから取り入れさせてもらいましょう。

⑤ 大元を改善。

時には自分たちの頑張りではどうにもできないような問題もあるでしょう。
そういった課題は大抵「大元」の存在が原因になっていることが多いです。

どうしても解決したい問題なのであれば、大元を動かすための方法を考えてみましょう。

身の回りのことを変えることに比べると、ヒエラルキーの上の方にいる大元の存在に手を加えるのは結構な労力が必要です。
変更するに値する「明確な根拠」を準備する必要があります。

提案が通りやすくなる４つのコツ。

ここまでの内容を元に具体案が作れたとしたら、いよいよ実際に提案する段階にシフトします。
ここからは僕の経験を元にした「提案が通りやすくなるコツ」を４つ紹介します。

① 実際の反応を集める。

僕は結構「現場の声」を重要視しています。
実際に具体案ができたら、提案前に現場の方々に伝えて反応を教えてもらっています。

「こんな風にすればこの問題が解決できると思うんだけど、どうかな？」と聞くだけでも
「すごくいいと思います、このやり方でやりたいです」
「ここをこう変えるとより使いやすくなると思うな」
「これだったら私は前のままでいいと思う」
みたいにたくさんの意見を集められます。

これらは全て、ビジネスでいう【お客様の声】です。
実際の意見を元により良いものを作ろうとする企業と同じように、現場の声を元に自分の具体案をブラッシュアップするんです。

完成した段階より具体案の質も上がっていて、実際に集まった【お客様の声】も合わせて報告できるのでググッと提案が通る可能性が上がります。

② メリットもデメリットも伝える。

「これを導入することでどんないいことがあるか」を明確に伝えるのはとても大事。
社内での提案の場合でも同じです。

所要時間が短くなるのか、労働力が減らせるのか、お客様の満足度が上がるのか、利益を増大させられるのか…。
自分がメリットをきちんと把握した上で提案しましょう。

そして、意外と忘れられがちなのは「デメリットも伝える」ってこと。
もちろん、ただデメリットを伝えるだけでなく対策も合わせて伝えましょう。

相手から先に指摘されると後手に回りますが、
デメリットを自分から先に伝えると「そこまで考えた上での提案なんだね」とプラスに感じてもらえます。

③ 試用期間を作る。

これは、実際に僕がやってみてよかったなって思うことです。

最初にお話ししたエクセルデータですが、最初は２種類作っていました。
作った当初は

とか思ってました。
けど、実際に導入して使ってみると逆にめんどくさくなっているところがあったり、使い方が分かりにくかったりする部分が発覚。

なので、それらを元にして【使い方】を分かりやすく追記したり、めんどくさい方のデータを無くしたりして仕上げができました。

実際に使ってみることでしか得られない情報もあるってことを知りましたね。

④ 賛同者を募る。

提案を通そうとする時、1人で戦うのと大勢で戦うのとでは気持ちの面でも結果の面でも大きく違ってきます。
上記のようにリサーチしたり試用期間を作って賛同者を募っておきましょう。

出たとこ勝負で戦う技術ももちろん大事ですが、理想の結果を得るために準備しておくことも大事だと僕は思っています。
提案を採用してもらう可能性を上げるのであれば、応援してくれる存在がいるととっても強いです。

自分で解決できないときは周りを頼る。

ここまでは『自分の力で提案して改善する方法』を伝えてきましたが、中には自分だけでは解決できない問題にぶつかる人もいるのではないでしょうか？

そんな時には是非とも周りの力を頼ってみてほしいのです。

もちろん「ここが不便だから解決してください」と言われるともちろん人はついてこないでしょう。
「自分では何もせんのかい？」って思われますから。

けど、
「ここが不便なので解決したいのですが、なかなかいい解決法が思い浮かんでいません。」
「何かいいアイデアがあればいただけないでしょうか？」のように
自分も参加する前提でディスカッションの場を設ける場合。
「そうだなー、なんかあるかな？？」って考えてみようって思えるのではないでしょうか？

「水」しか入っていないペットボトルから「コーラ」や「ポンジュース」を出そうとしたって出てきません。
「コーラ」や「ポンジュース」がどうしても飲みたいのであれば持っている人から分けてもらいましょう。

もちろん、力になってもらったのであれば、今度は自分が力になってあげましょうね。

提案力で環境をカスタマイズする。

僕は今の会社から副業許可をもらいました。
副業許可をとった人の前例はない会社でした。

でも、将来のことを考えると現時点で副業を始めることが必須でした。

だから、問題を明確にしたりデメリットやメリットをまとめたりして会社に【提案】したんです。
きちんと準備さえできていれば前例がなくても話を前向きに検討してくれますから。

▼詳細はこの記事にまとめています。

体験談を元にお伝えします。【副業許可の申請書の書き方！】

社会人になりたての時、職場の決まりには従うしかないと思い込んでいました。
だからこそ、我慢して無理やり自分を修正して会社の「型」にはまるしかなかったんです。

けど、いろんな環境を渡り歩いたおかげで「こうすればもっとやりやすくなるかも」みたいな思考が働くようになりました。

勇気を出して実際に声にあげてみれば、理解のある先輩方は耳を傾けてくれます。
より効果的な方法を取り入れられることは自分にとっても同僚にとっても会社にとってもプラスですからね。

これらの経験を通して、【職場での働き方は自分でカスタマイズしていける】と知りました。

昔の僕のように、職場のやり方に自分をはめ込んでいる人はいませんか？
その方法で満足しているなら問題ないのですが、不便だなと思っているのであれば積極的に提案して改善していきましょう。

理想の職場は【探すもの】ではなく【つくるもの】なんですから。

今日も最後まで読んでいただいてありがとうございました。

ではでは。