こんにちは、なるけんです。
今日も読んでいただいてありがとうございます。
みなさんは業務を覚える時ってどんな風に取り組んでいますか？
新しい会社に入った時や異なる部署に配属された時、役職が変わった時など業務を覚えるタイミングって意外とそこら中に転がってますよね？
実は、僕、この『業務を覚える』っていう作業がむちゃくちゃ得意なんです！
ここでいう業務というのは《作業の手順やゴールがはっきり決まっているもの》を指します。
まー、簡単に言うと【これを身につけないと仕事になんないよ】ってなる作業のこと。
僕は作業を覚える時は必ず『メモ』を取るようにしています。
メモに使うノートはサイズはA6、ポケットにもスルッと入る大きさです。
いつもダイソーやセリアといった百均で買ってきます。
このワンコインでできる技術習得のノート術の手順を今日はお伝えします。
最後まで読んでいただけると嬉しいです。
目次
手順はこれだけ。
①《1人でもできるように》全てメモする。
業務を覚えるときの大切なポイントは【教えてもらった事が一人でも再現できるか】という事。
教えてもらったタイミングでは先輩がするすると作業を進めるのでわかった気持ちになってしまいがちですよね？
いざ1人でやってみたら『あれ、ここってどうやるんだっけ？』となって作業が止まり、結局先輩にまた聞きに行くしか手段がなくなります。
これって先輩の時間を奪う迷惑行為なんですよね。
だからこそ、新人にとっては【教えてもらった事がひとりでもできるようなメモを残す】という事がまず最初のやるべき事なんです。
ボタンを押す作業なら《ボタンの名前》や《どの順番で押していくか》まで
書く作業ならを《どの場所にある》《どの資料に》《どんな言葉を書けばいいのか》まで
パソコン内のデータを使うなら《どのフォルダを開いて》《次にどのフォルダを開いて》《どんなファイル名のものを開いて》《どんな作業をすればいいのか》まで
教わった作業を先輩がいなくなっても再現するにはどんな情報がメモに残っていたらいいかを考えて書いていきましょう。
先輩の言葉だけで理解ができなかったら『ここのこの手順が理解できなかったので、もう一度教えてもらえませんか？』とお願いしましょう。
できれば《なぜこの作業をするのか》という目的や意図まで聞いてメモできているとベスト。
メモに時間をかけるわけにはいかないので、自分が読める程度の殴り書きでOK！
提出したり誰かに見られたりなんてないんだし。
丁寧に書くと《綺麗に書く事》が目的になっちゃうし。
オススメはノートの線を２行分使って大きくスピードをあげて書く事。
２行分で書いた文字の大きさなら後で読み返すのも楽チンです。
箇条書きで書いていくと読み返す時にさらに見やすくなりますよ。
必要な時は下手でいいので絵も描いておくとより分かりやすい。
②使い切った１冊分の内容を《A4サイズ1枚》にまとめる。
ガシガシ書いていたら遅くとも1ヶ月後にはノートを使い切っているでしょう。
もちろん、その時は次のノートを出してメモは継続します。
ただ、それと並行して《使い切ったノートの書いた内容》をA4サイズ1枚にまとめた要約シートを作っていきましょう。
まとめる時のポイントは【この情報さえあれば一人で行っても再現できる】というレベルまで情報を整理・削減しておく事。
A4サイズ1枚なので、メモの内容を普通に丸写ししていたらとてもじゃないですけど入りきらないですしね。
《よく使う情報》は色や枠をつけたり太字にしてもいいし
メモの内容をまとめて《1日のタイムスケジュール》を作って取り掛かるタイミングがわかるようにしておいてもいいし
どうしても覚えられない情報はメモの手順をそのまま書いておいてもOKです。
使い切ったノートの内容は『この要約シート1枚見れば全部分かる』と言い切れるまでまとめておきましょう。
③次に使い始めたノートに要約シートを挟む。
なんでA4サイズで要約シートを作るかというと、４つ折りにした時にちょうどA６サイズに収まるからです。
新しくメモし始めたノートに、前回のノートの要約シートを挟んでしまいましょう。
そうすると何が起こるかというと、１冊目の内容と２冊目の内容が一緒に持ち歩けるんです。
１冊のノートにこれまでの全部の情報がまとまっているので、書いたノートを探す手間が省けます。
なるけんは自分でびっくりするほどよくものを無くします。
幼少期も教科書やプリントは頻繁に無くしてましたし、見つかったとしてもぐっちゃぐちゃになっていました。
だから『メモしたノートを何冊も持ち歩くなんて僕にできるはずがない！』という揺るぎない自信がありました。笑
じゃあどうしていくか？…と考え、たどり着いたのがこの【一元管理】のノート術です。
１箇所にまとまっているので探す時間が省け、より早く作業に取り組めます。
一度A4サイズ1枚にまとめる作業をすると書いた内容が一度復習できて、探す時のアタリもつきやすくなります。
このメモの手順は、作業の手順を自分ひとりでもできるような形でまとめる【取扱説明書をつくる作業】です。
先輩が一緒にいないときに頼りになるのは自分のメモのみ。
そのメモがふわっとした状態だと再現なんてできるはずもない。
だからこそ、ひとりでもできるために必要な情報が細かく書かれた取扱説明書が必要です。
会社から配布されるはずないので、百均ノートで作ってしまいましょう。
このノート術のメリット。
僕は大学生の時からメモをし始めました。
根拠や理由のあるものはすぐに覚えられるけど、暗記するしかないモノやスケジュールといった記号的な情報は僕は覚えるのが苦手です。
どうせ忘れてしまうんだから、忘れてしまうことを前提にした仕組みを作ろう。
安心して忘れられる手段を探そう。
と考えていたときに出会ったのがメモでした。
メモに関する本を読み漁り、付箋使ったり手帳と併用したり、パソコンと併用したりといろんな手段でメモ術を試しました。
その結果行き着いたのが百均のA６サイズノートを使ったこのノート術。
このノート術はやっていく中で感じたメリットもいくつかありまして。
ノート術の手順だけでなくこのメリットも今日はご紹介します。４つあるよ。
①百均のノートなのでいくらでもボロボロにできる。
いいノートを買うとやっぱり綺麗に保ちたいじゃないですか。
なるけんはモノはよく失くすけどA型なので、できんくせに綺麗に保とうとしちゃうんです。
字も綺麗に書いてマーカー引いて見やすくまとめようとしたりしてね。
もう作業の遅くなること遅くなること…。笑
それに比べ、今回利用するのは、あの《百均》のノート！
もうね、気兼ねなくボロボロにできちゃうんですよ！笑
字が汚くたってなーんも気にならんとです。
綺麗に保とうとする→できない→自己嫌悪…となっていた悪い流れが《ボロボロにできるノート》に出会っただけで一気に解決。
しかも、A6サイズのノートだと通常だと《３冊セット》で売られています。
１冊33.3円という驚異的コスパ。
もっと早く出会いたかったものです。
②１冊を使い切るペースが早くモチベーションが高まる。
百均で売られているノートって実は結構《ページ数が少なめ》なんです。
なので、大きく早く書くことで使っていくこのノート術だと、なかなか１冊を使い切るスピードが早い。
業務内容にもよりますが、だいたい２週間〜1ヶ月には使い切って次のノートに行くことが多い。
これね、実は結構モチベーションが上がるんです。
『こんなに学んできたんだ』『こんなに書いたんだ』って実感が使い切ったノートによって強く湧くので。
メモする→使い切る→達成感→次のノートもメモ頑張ろう→また使い切る…。
このループに入るとゴリゴリ作業が進みますよ。
一般的に考えると『ノートが薄い』ってデメリットですけど、このノート術に関してはとんでもないメリットです！
③新しい業務に早く取り掛からせてもらえる。
この手段にしてから圧倒的に業務の覚えが早くなり、驚かれる機会が増えました。
先輩がいなくても同じ作業ができるようなメモを取っているので、先輩がいない時にひとりで作業ができるのはもちろんですが先輩といるときも先に作業を終わらせておいたりもできるようになります。
そうすると『こいつは、もう次の作業に取り掛からせて大丈夫だな』となるんです。
本業のおみやげ屋さんでも通常業務を覚えるのが早かった僕は他の同期よりも先にレジの業務に取り掛からせてもらうことができました。
正確に早く覚えられるようになると次のチャンスが早く舞い込んでくる。
なので、早く成長して自分の影響力が広がっていきますよ。
④部下に教える時の手順が明確になる。
このノート術って、先輩から習ったことがひとりでできるように細かく記録されていますよね？
ってことは、これ、自分が部下を持った時にマルッと活用できるんです。
振り返りシートを印刷して教えたところを消していくという使い方もできます。
《何を教えないといけないか》《何を教え終わったか》がはっきり目に見えて分かるようになります。
教える順番に困った時があったら、その時はもう一度１冊目のノートから見直してみましょ。
その書かれている順番があなたが教えてもらった通りの順番になってますよ。
部下が独り立ちするまでの教育の全てが詰まっていると言っても過言がないのでは、となるけんは思っております。
最後に。
人は忘れる生き物なんです。
覚えるのが苦手ななるけんでなくても、みんなきっと忘れてしまう時は忘れます。
だからこそ、正確に記録に残して、綺麗に忘れてしまいましょ。
忘れて頭からスポッっと取り出すと頭も軽くなり、他のことに考えを巡らせることができます。
必要になった時にノートを見返してもう一度頭に入れ直せばいいのです。
幼少時代に学校で教えてもらったのは、机にひろげる大きなノートに、綺麗な字で、教科ごとに分けてまとめるというノートの取り方でした。
今回のノート術は、ポケットに入る小さなノートに、汚くていいから早く書ける文字で、全ての情報を一元管理するノートの取り方です。
『…なんだよ、真逆じゃねーか。幼少期こそ実用的なノートの取り方を教えてくれよ。』
とふつふつとくる気持ちもよく分かります。←思ってるのワシだけじゃないよね？汗
でも、学校の時は教科ごとに担当の先生も違ったりするし仕方のないこと。
テストの点以外にも採点する基準を作るためにも綺麗に書くことも必要でした。
なんだけど、綺麗にまとめるだけまとめてあとで振り返られることのないノートを、この教育が大量生産したことも事実です。
学校で支持されていたノート術と、社会で求められる力をつけるノート術は全く別物。
教わった通りに思考停止するのではなく、環境の変化に合わせて自分で考えて過ごすようにしていきましょう。
なるけんの体験では、【2.5冊】使ったあたりで先輩から離れて1人で業務ができるようになっていたことが多いです。
３冊目のノートに１〜２冊目の要約シートが挟まれている状態ですね。
最初に買った３冊セットから１冊も買い足さなくていいんです。笑
この状態でポケットにノートを忍ばせていれば、最初に覚えないといけない業務は安心して取り組めるようになります。
これから新しい業務を覚えていく方はぜひ参考にしてくださいな。
今日も長い文章を読んでもらってありがとうございました。
またねー。
