こんにちは、なるけんです。
今日は仕事上でお付き合いのある業者さんに電話で問い合わせをしていました。
内容は什器の搬入とか来月の予定とか普通のこと。
期日が近かったので、電話でパッと確認をしました。
ただ、僕、実は電話がとっても苦手でして…。
会って話すのと比べると疲弊しがちなんです。
一番嫌なのは、相手の時間を「強制的に奪う」ってこと。
もし、集中してデスクワークをされていた場合、電話一本で集中も解けてしまいます。
相手の作業効率を下げるくらいならテキストベースでやりとりして、相手の好きなタイミングで返答できるやりとりの方がベストだよなってずっと思っています。
それに、電話かかってきたら「うわ、なんか僕やらかしたやろうか…？」とビクってなります。
その上で勇気出して通話ボタン押すみたいな。
話してみて「なんだ、そのことか、よかったー」と胸をなで下ろす感じ。
“なるけん”
「すぐに確認できるようなこと」や「緊急で確認しないといけないこと」であれば電話はとても効果的だと思うのですが…
案外スピーディーに解決できない問題の方が多いと思うんです。
「確認して折り返します」みたいになる事が僕も大部分ですし。
電話に限らず、仕事においては「途中で作業が止まること」も少なくはないでしょう。
今日はそんな時にオススメしたい「経過を報告する」って方法を紹介したいと思います。
- 業務をできる限りスムーズに進めたいって人。
- 上司や周りのスタッフに仕事の進捗を心配されがちな人。
- チームワークを上げたいリーダーの人。
そんな人には特に実践してもらいたい内容です。
目次
失敗ばかりの頃の仕事の進め方。
僕は、社会人になったばかりの頃は失敗だらけでした。
人当たりだけ良くて高い期待値で入ってしまっている反面、失敗が続くとその落差も激しいんです。
「なんで、あんなに仕事できなかったんだろう？」
と改めて振り返ってみたのですが、
一番の原因は「結果」を報告する事ばかりだったからだと思うんです。
思い描いていた「着地点」まで到達しないと僕は上司に報告していませんでした。
だから、上司からしたら「どこまで進んでいるのかが分からない」という危うい存在だったと思うんです。
「どこまでできた？」と聞かれることも頻繁にありました…。
▲これ言われてる時点で圧倒的な報告不足ですよね。苦笑
聞かれてからやっと現状を報告。
そんな進め方ばかりだったから、いつも周りから心配されているような存在でした。
（でも、当の本人であるワシは本当に一生懸命だったんですよね…）
スムーズに作業を進めるコツは「経過」を伝えること。
１つの環境で働き続けている時に、僕はこの働き方を変えることはできませんでした。
ただ、いろんな環境を渡り歩いて「スムーズに働いている人」にたくさん出会ってきました。
もちろん観察しました。
その結果、違っているのは「結果」を伝えるか「経過」を伝えるかだなと思ったんです。
仕事のできる人たちは作業が完了していなくても、何がどこまで進んでいて、いつまでに何をしていくかを伝える事がとても多かった。
「現時点ではここまで終わっています。」
「これに関しては、相手からの返答待ちです。」
「返答あり次第まとめて、◯日までに仕上げます。」
報告を聞くだけで「現在地」が分かります。
そうすると上司も安心できますよね。
もし進捗が遅れていたとしても「ここはこんな風に進めてみたら」「じゃあ、こっちは私がやっておくよ」と問題を解決する提案だってもらえる事があります。
「けっか」と「けいか」、1文字しか違わないのに得られる成果は大違いです。
なるけんのやり方。
僕は物忘れがとっても激しいです。
根拠とか理由があるものはするする覚えれるんですけどね、年号とか数式とか英単語とかスケジュールとか…記号的に覚える必要のあるものはてんで覚えられません。
“なるけん”
だから、僕は「経過」の報告を【備忘録】に使っています。
テキストベースのグループで情報を共有する事が多いので、作業が少しでも進んだらそこに進んだ内容を書き込みます。
期限があるものや担当者がいる場合は、それもそこに書き込みます。
先輩方から指示やアドバイスをもらっても全部テキストで残ります。
上司達も進捗状況が確認できて、自分もド忘れしたら確認ができる。
一石二鳥ですね。
グループで動いている時こそ重要。
▼以前このような記事を書きました。
『グループの中で発言できない人』から脱却するための思考法！
「経過」の報告は【グループ内】でこそ活用すべきです。
上記のようにテキストベースで報告していた場合。
グループに属している全員が現状を把握できます。
そして、自分にできそうな事があれば「じゃあ、これは私がやっておきますね」と一部の役割を引き受けてもらったりもできます。
大人数で作業している時こそ、「経過」をこまめに伝えておきましょう。
みんなで助け合って動きやすくなりますし、そのやりとりを見る上司の方も安心して見守れます。
部下からの「積極的な共有」で心配を取り除く。
「どこまでできた？」って部下に確認したくなる気持ち、上司になった人ならきっとみなさん分かりますよね。
心配もしてるし、期待もしてるし、トラブルの種は防いでおきたいし、結果を出させないといけない責任もあるし…。
いろんな感情が渦巻いた末のアクションが「どこまでできた？」だと思います。
部下よりもよりたくさんの業務を抱えている人たちですから、できるだけ心配かけずに作業を進めたいものですよね。
だからこそ、部下の方から積極的に「経過」を報告しましょう。
「現在地」を伝える事で心配を取り除きましょう。
「結果」だけ伝えようというのは、今振り返るととても自己中な事だったなと思います。
「できる自分・優秀な自分を見せよう」という傲慢な考えが無意識に働いていたのだと思います。
相手のことを本当に思うのであれば、
大きな結果がいきなり分かるより、逐一進捗が把握できる方が絶対に安心できますから。
これ、きっとどの職場でも使える思考法なので、ぜひ実践してみてくださいね。
今日も最後まで読んでいただいてありがとうございました。
ではでは。
